Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn xác nhất
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi đi vào các bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những điều kiện như sau:
- Chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử phải còn hiệu lực ký tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa có chữ ký điện tử, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử theo đúng quy định pháp luật;
- Thiết bị truy cập Internet với đường truyền đủ mạnh để thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn điện tử;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu có khả năng lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm theo đúng quy định;
- Đội ngũ nhân sự được đào tạo về việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có dịch vụ hỗ trợ 24/7 để khi gặp vấn đề có thể nhanh chóng xử lý;
- Mua phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
Những điều kiện cần chuẩn bị khi đăng ký hóa đơn điện tử
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử về cơ bản có 6 bước. Cụ thể:
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.
Hiện nay trên thị trường không thiếu những đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như MISA, TS24 và nổi bật phải nói đến Easy Invoice. Phần mềm hóa đơn điện tử của Easy Invoice được trang bị đầy đủ các tính năng đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. Thiên Luật Phát cũng là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm Easy Invoice mà bạn có thể tham khảo.
Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng tờ khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử theo mẫu được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Bước 3: Đăng ký và nộp quyết định phát hành hóa đơn điện tử.
Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử được thực hiện theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Bước 4: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tiến hành làm Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại Cơ quan thuế.
Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ theo 2 hình thức hoặc trực tuyến hoặc trực tiếp tại Cơ quan thuế trực thuộc tại Tỉnh/thành phố.
Bước 6: Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Hồ sơ sau khi được chấp thuận sẽ được thông báo trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong thời gian tối đa 2 ngày. Từ thời điểm này, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình.
3. Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tối đa là 2 ngày.
4. Những lưu ý cần biết trước khi phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử rất thuận tiện trong quá trình thanh toán khi có phát sinh giao dịch. Tuy nhiên, việc đăng ký hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều rủi ro nếu như doanh nghiệp chưa nắm rõ một số lưu ý quan trọng như sau:
4.1. Điều kiện chung:
- Có chữ ký số – chữ ký số phải còn hiệu lực sử dụng trong thời điểm doanh nghiệp đăng ký hồ sơ làm hóa đơn điện tử;
- Máy tính đã cài phần mềm HTKK để làm thông báo phát hành hành hóa đơn điện tử;
- SCAN quyết định sử dụng hóa đơn và hóa đơn mẫu, đính kèm vào file word để nộp trực tuyến.
4.2. Lưu ý về thông tin thông báo phát hành hóa đơn:
- Tên, địa chỉ của đơn vị phát hành (doanh nghiệp) phải đúng với thông tin khi đăng ký thuế;
- Mẫu hóa đơn, các ký hiệu trên hóa đơn không được trùng với các số hóa đơn đã thông báo phát hành trước đó;
- Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn phải đúng theo quy định là 2 ngày sau khi nhận được thông báo hồ sơ đăng ký được chấp thuận trên Cổng thông tin doanh nghiệp;
- Thông tin doanh nghiệp cung cấp hóa đơn điện tử phải trùng khớp với thông tin được ghi trên quyết định sử dụng hóa đơn đính kèm.
4.3. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế;
- Nội dung trên Quyết định phải đúng và đầy đủ như nội dung quy định theo Mẫu.
4.4. Hóa đơn mẫu:
- Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các thông tin bắt của hóa đơn;
- Thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn mẫu phải trùng khớp với thông tin khi đăng ký thuế.
Có thể thấy thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử không quá phức tạp. Tuy nhiên trong quá trình làm thủ tục đối với những doanh nghiệp mới thì không thể tránh khỏi những sai sót. Để giảm thiểu sai sót quá trình và đẩy nhanh thời gian nộp hồ sơ, một giải pháp hữu hiệu hơn được nhiều doanh nghiệp áp dụng đó là liên hệ với các đơn vị tư vấn. Thiên Luật Phát là một gợi ý dành cho doanh nghiệp của bạn.
Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử tại Thiên Luật Phát
Kế toán Thiên Luật Phát là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, kế toán – thuế và trong đó có cả hóa đơn điện tử. Đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử tại Thiên Luật Phát, bạn sẽ được tư vấn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ làm thủ tục nhanh chóng.
Trên đây là toàn bộ bài viết Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập chuẩn xác nhất. Để đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử tại Thiên Luật Phát, vui lòng liên hệ tổng đài tư vấn:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét